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Die Kunst und Wissenschaft der Budgetierung

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Die Kunst und Wissenschaft der Budgetierung

Eine der größten Herausforderungen in jedem Geschäft ist das Management der Liquidität (Cash-Flow). In der Tat höre ich am häufigsten Beschwerden über Herausforderungen im Cash Flow Management und Marketing.

Cash Flow Herausforderungen sind jedoch ein reines Symptom innerhalb eines Unternehmens – und es ist ratsam, die Ursachen zu betrachten. Oft ist eine der Hauptursachen die gänzlich fehlende Budgetierung oder einfach nur eine schlechte Budgetierung.

Neben den üblichen Definitionen des Wortes ‚Budget‘, ist einer meiner Favoriten:

„Die Menge des Geldes, das für einen bestimmten Zweck benötigt wird oder zur Verfügung steht.“

Ein Budget ist Teil einer viel größeren finanziellen Kenntnis, deren Ihr Unternehmen bedarf. Diese sollte enthalten:

  1. Budget (einschließlich Break-even und Deckungsbeitragsrechnung)
  2. Liquiditätsrechnung (Cash-Flow)
  3. Monatliche betriebswirtschaftliche Abrechnung (bwA)
  4. Jahresabschluss: Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz

Die Kombination aus einem Budget mit einer Cash-Flow Prognose, die Ihren Break-even (also den Punkt ab dem Sie gewinnbringend arbeiten) in Betracht zieht, kann der Beginn von vielen erholsameren Nächten sein (anstatt sich wachliegend Sorgen um den Mangel an Liquidität machen zu müssen). Die monatlichen bwAs erlauben Ihnen den Vergleich zwischen dem Budget und dem Cash Flow, um so die Überschüsse oder Diskrepanz zwischen der veranschlagten Projektion und den tatsächlichen Ergebnissen zu ermitteln.

In die Gewinnzone kommen

Ein gutes Budget muss die Break-Even Prognose umfassen. Um zu Ihrem Break-Even zu kommen, müssen Sie die eine Deckungsbeitragsrechnung durchführen und Ihre Fixkosten kennen. Bitte beachten Sie, wenn Sie Ihren Break-Even Punkt erreicht haben, sind gerade mal Ihre Kosten gedeckt. Dazu sollten Sie den von Ihnen erwarteten und budgetierten Gewinn addieren. Die normale Deckungsbeitragsrechnung, hilft dabei die täglichen Rechnungen zu zahlen, aus der Perspektive der Budgetierung und der Planung reicht sie nicht aus. Jeder einzelne von uns, ist im Geschäft, um Gewinn zu machen – und dies gehört auch ins Budget. Ob Sie einen gewissen Prozentsatz des Umsatzes als Plangewinnziel haben oder eine ROI (Return on Investment) Berechnung verwenden liegt bei Ihnen.

Wenn Sie Ihren Gewinn nicht Budgetierung, werden Sie auch keinen machen und zweitens könnten Sie dann genauso gut verkaufen und Ihre Investition in eine Investmentgesellschaft verlagern. Die werden Ihnen gerne eine Rendite zwischen 5% und 20% geben und damit ist klar, Ihr Unternehmen sollte zumindest das gleiche tun! Der Break – Even wird dann für Sie selber und Ihre Mitarbeiter in die KPIs (Kennzahlen) übersetzt… und nur, wenn mehr als diese Kennzahlen erreicht werden, können Sie sich überlegen wie die Beute zu verteilen ist.

Ein gutes Budget enthält Ihr Gewinnziel, die jährlichen Steigerungen der Löhne und Gehälter (auch Ihres eigenen), die Provisionen, einen angemessenen Betrag für die Erhöhung der Ausgaben, Rückstellung für die Zahlungsausfälle oder verschleppte Zahlungen und nicht zu vergessen, sogar die gute alten Steuern bzw. deren Vorauszahlungen!

Frisch beginnen

Mein Rat ist, beginnen Sie immer wieder von Null, wenn Sie ein neues Budget erstellen. Beginnen Sie mit einer ‚Wunschliste‘ für Ihr Unternehmen. Rechnen Sie mit den Gehältern und Ausgaben, so wie Sie möchten, das sie sein werden. Denken Sie zuerst „neu“, bevor Sie vergangenen Leistungen dazu nehmen, um zu sehen, wo Anpassungen erforderlich wären. Allzu oft lassen wir die Fehler der Vergangenheit den Haushalt der Zukunft diktieren. Das macht uns eher konservative und beschränkt unser Wachstumspotenzial.

Der Balanceakt findet dann statt, zwischen den Bestrebungen für die Zukunft und den letzten Ergebnissen. Diese in Einklang zu bringen, mit dem was Sie aus dem Geschäft und dem Markt im neuen Jahr erwarten und erzielen können. Wenn Sie im neuen Jahr ‚neue‘ Dinge tun wollen, dann stellen Sie sicher, dass das Budget und die damit verbundene Aktionen sich demgemäß auch ändern. Es ist sinnlos ein Budget zu haben, das niemand jemals befolgen wird oder als Referenz nutzt. Alles ist möglich, WENN es Hand in Hand mit den richtigen Änderungen geht.

Ihr neues Budget sollte dann ein lebendes Dokument sein und nicht bis zum nächsten Budgetzyklus unangetastet in einer Ecke liegen. Überprüfen Sie ständig die Planung und die tatsächlichen Kosten und stellen Sie sicher, dass diese bei Bedarf aktualisiert werden. Sie könnten in der Lage sein, mehr Geld zu machen oder manchmal sogar weniger. Je schneller Sie in der Lage sind, dies zu realisieren und mit einem aktualisierten Budget zu reagieren, desto schneller können Sie und Ihre Mitarbeiter die notwendigen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Sie bei den Zielen ankommen, die Sie festgelegt haben. Wenn nicht, werden Sie die Falle tappen wie die meisten Menschen – für die es einfacher ist, Ihre Ziele zu herabzusetzen und zu reduzieren, anstatt Korrekturmaßnahmen zu ergreifen und dadurch immer noch die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Mit einem guten Budget, einer guten Planung, wird die Cash Flow Prognose dann lediglich die zeitlichen Differenzen zwischen dem geplanten Einkommen und/ oder Ausgaben abbilden. Und Ihnen den tatsächlichen Verlauf auf Ihrem Bankkonto in der Zukunft zeigen. Zusammen mit den monatlichen bwAs, mit denen Sie die tatsächlichen Leistungen und die geplanten vergleichen und analysieren können, werden Sie schnell auf dem Weg zum Erfolg sein und ein deutlich profitableres und entspanntes neues Jahr haben.

 

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